Oletko työnantaja ja suunnittelet organisaatioosi muutoksia, jotka voivat vaikuttaa työntekijöidesi työsuhteisiin? Vältä nämä yleisimmät virheet ja haasteet muutosneuvotteluiden aikana.
Mikäli yritykselläsi ilmenee työntekijöiden vähentämistarvetta, tai esimerkiksi tarvetta muuttaa työsopimuksia olennaisella tavalla, on tällöin noudatettava yhteistoimintalaissa tarkemmin löytyviä sääntöjä muutosneuvottelujen sisällöstä ja muotovaatimuksista.
Laki koskee tällä hetkellä yrityksiä, jotka työllistävät säännöllisesti vähintään 20 ihmistä. Tämän blogikirjoituksen julkaisun ajankohtana on vireillä hallituksen esitys yhteistoimintalain muuttamisesta, jossa raja on ehdotettu nostettavaksi 50 työntekijään.
Neuvotteluiden kohteen valitseminen
Muutosneuvottelut on käytävä sellaisten työntekijöiden kanssa, joita työnantajan harkitsemat toimenpiteet voivat koskea. Työnantajan näkökulmasta voi olla siis riskialtista rajata kohderyhmä koskemaan esimerkiksi vain muutamaa työntekijää tietystä työntekijäryhmästä, joihin tulevat toimenpiteet voisivat kohdistua.
Tämän osalta monet työnantajat saattavat tehdä virheen siis siinä, että kohderyhmän rajaus toteutetaan liian pienenä, jopa niin, että työnantajan mahdollisesti jo tiedossa olevat päätökset tulevat ilmi neuvotteluiden edetessä.
Toisaalta liian suuren kohderyhmän valitseminen voi aiheuttaa hämmennystä ja yleistä epätietoisuutta työntekijöiden keskuudessa, joka puolestaan mahdollisesti heikentää työntekijöiden luottamusta työnantajaan.
Osapuolten välinen aito vuoropuhelu
Työnantajana toimivan yrityksen ja työntekijöiden välillä käytävien neuvottelujen tarkoituksena on osapuolten välinen vuoropuhelu ennen työnantajan suorittamia irtisanomis- tai muita työsuhteisiin vaikuttavia toimia. Valitettavan usein vuoropuhelu jää todellisesti ainoastaan muodolliseksi seikaksi, tai se toteutetaan niin, ettei työntekijöille anneta mahdollisuutta esittää ajatuksensa sekä ehdotuksensa asiaan liittyen. Tämä on yksi yleisimmistä työnantajan virheistä muutosneuvotteluissa.
Työntekijöillä tulisi olla mahdollisuus mielipiteiden, niin kuin myös omien ehdotusten ja vaihtoehtoisten ratkaisujen esilletuomiselle. Tämä varmistaa myös työntekijöiden myöhemmän tyytyväisyyden sekä yleisen luottamuksen työnantajaan.
Työnantaja saattaa myös kiirehtiä neuvotteluiden käynnistämisen osalta. Ennen neuvotteluesityksen antamista, olisi suositeltavaa, että työnantaja valmistelee prosessia ennen sen käynnistämistä. Olisi siis hyvä, että työnantajalla on riittävät taustatiedot suunnitelluista toimenpiteistä ja perusteista ennen asian esilletuomista työntekijöille. Esimerkiksi puutteelliset tiedot yrityksen taloudellisesta tilanteesta voivat aiheuttaa esimerkiksi sen, etteivät työntekijät koe työantajan vähentämistarvetta todelliseksi.
Päätösten tekeminen ennen neuvotteluvelvoitteen täyttymistä
Kun muutosneuvottelut käynnistetään, on työnantajalla yleensä todellinen tarve esimerkiksi juurikin työvoiman vähennyksille. Tämä hyvin usein tarkoittaa myös sitä, että työnantaja on jo itsenäisesti harkinnut, keneen tällaiset toimenpiteet todennäköisesti kohdistuvat ja jopa niin, että vähentämisen tarkka kohde on työnantajan tiedossa ennen neuvotteluvelvoitteen täyttymistä. Monet työnantajat eivät ole kuitenkaan varovaisia asian suhteen, ja antavat tällaisia tietoja etukäteen esihenkilöille tai muille henkilöille, tai pahimmassa tapauksessa jopa tiedottavat asiasta yleisellä tasolla. Työnantajan tulee siis tiedostaa, ettei mitään päätöksiä saa tehdä ennen neuvotteluvelvoitteen päättymistä. Mikäli sellainen päätös tehdään, ja se tulee esim. irtisanottavan tai muun sellaisen työntekijän, johon toimenpiteet kohdistuvat, tietoon, on työnantaja rikkonut yhteistoimintalain velvoitteita. Kyseinen rikkomus on olennainen, sillä se on katsottava täysin kyseisen lain tarkoituksen vastaiseksi.
Muotovaatimusten ohittaminen
Yhteistoimintalaissa on monia neuvotteluihin liittyviä sääntöjä, joita työnantajan on noudatettava.
Työnantajan on noudatettava mm. oikeita määräaikoja muutosneuvotteluiden ajoittamisessa, valita oikea kohderyhmä muutosneuvotteluille sekä antaa oikeasisältöinen neuvotteluesitys sekä muita tietoja säädetyssä ajassa.
Mikäli sinulla on työnantajana epäselvää, miten esimerkiksi määräaikoja lasketaan, tai mitä muita mahdollisia velvollisuuksia sinulla on, on tällöin suositeltavaa käyttää oikeudellista avustajaa. Säännösten noudattamatta jättäminen voi pahimmassa tapauksessa aiheuttaa työnantajalle alla mainitun hyvitysseuraamuksen.
Hyvitysseuraamus
Mikäli et työnantajana noudata yhteistoimintalain mukaisia sääntöjä ja velvollisuuksia, voit joutua maksamaan irtisanotulle, osa-aikaistetulle tai sellaiselle työntekijälle, jonka työehtoja olet yksipuolisesti muuttanut olennaisella tavalla, jopa 35.000 euron suuruisen hyvityksen.
Hyvityksen suuruuteen vaikuttaa mm. työnantajan teon moitittavuus, mutta jopa huolimattomankin työnantajan menettely johtaa velvollisuuteen suorittaa hyvitystä työntekijälle. Toisin sanoen, työnantaja ei siis voi vedota virheeseen tai unohdukseen toiminnassaan, vaan tämän täytyy olla perillä yhteistoimintalain tarkoittamista menettelysäännösten sisällöstä.
Yhteenvetoa
Muutosneuvottelut ovat käytännössä tasapainottamista työnantajan tarpeen sekä työntekijöiden etujen välillä, jotka molemmat seikat on otettava neuvottelujen aikana huomioon neuvottelujen onnistumiseksi. Neuvottelut voidaan katsoa onnistuneiksi, kun työnantaja saavuttaa tavoitteensa, muttei kuitenkaan työntekijöiden lopullisen tyytyväisyyden tai työmotivaation kustannuksella.
Työnantajan tulisi noudattaa menettelysääntöjä ja toteuttaa vuoropuhelu työntekijöiden kanssa niin, että työntekijät tuntevat tulleensa kuulluksi. Yksipuolisesti toteutettu vuoropuhelu heikentää mahdollisesti osapuolten välistä yleistä luottamusta sekä muutosneuvotteluja seuraavaa yleistä työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Lisäksi työnantajan on hyvä muistaa, että mainitun hyvitysseuraamuksen lisäksi tämä on vastuussa mahdollisesti väärin toteutetusta irtisanomisesta tai muusta vastaavasta menettelyrikkeestä, joiden takia työnantajan kokonaisvastuu ja riskit muutosneuvotteluista voivat nousta erittäin korkeaksi.